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¿No sabes cómo hacer carta comercial o comunicar un tema demasiado técnico de tu producto?
A veces en nuestro trabajo, en nuestro puesto, nos vemos obligados o necesitados, de enviar a nuestros clientes o proveedores comunicados.
Normalmente, tratamos en nuestras cartas, temas que controlamos porque estamos habituados a manejar ese lenguaje.
Por ejemplo, si te dedicas al tema de la madera, tendrás muy claro los tipos de tableros que hay y los espesores o largos más utilizados por el mercado.
Pero otras veces, por un tema de normativa o para responder a alguna consulta de nuestros clientes, nos vemos obligados a escribir solicitando información, que no es directamente para nosotros.
Cuando solicitamos información que no es directamente para nosotros, puede que no dominemos el asunto del que hablamos.
¡Y ahora te han encargado que escribas una carta solicitando una información, que no sabes muy bien de qué va o a qué se refiere!.
¡Glubs!
Te voy a indicar algunas normas para que salgas airoso de la situación.
Pasos de cómo hacer una carta comercial con vocabulario que no controlamos.
- Lo importante es mantener la calma y buscar una carta tipo. (Entre los correos que tu recibes, por internet,…)
- Puedes buscar el «texto largo» de algo que tengas que preguntar en internet para ver cómo lo utiliza el resto de la gente. Pon la frase casi entera a ver qué sale.
- Puedes buscar el vocabulario que no entiendes y hacerte una idea de para qué sirve.
- No hace falta que profundices, ni te leas toda la normativa vigente en ese momento, para eso ya están los expertos y tú, no tienes tiempo para ser especialista de todo.
- Usa las expresiones habituales que utilizas en tu lenguaje comercial, añadiendo las frases concretas técnicas de lo que realmente necesitas.
- Explica con tus palabras lo que necesitas.
- El para qué: Cuenta el motivo por el que te hace falta esa información.
- El qué: Deja muy claro lo que necesitas.
- Puedes hablar con la persona que necesita la información, pídele que te explique de que va el tema.
Esta es la carta que te muestro hoy como ejemplo de cómo puedes solicitar, o informar, de temas de lenguaje muy específico y que no dominas.
En rojo he puesto las frases técnicas y que debemos copiar casi literalmente de la persona que nos está reclamando la información.
Ejemplo de una carta comercial sobre características ecológicas
La Carta
Buenos días,
Estamos realizando la evaluación anual de las características ecológicas de los productos de nuestro catálogo.
Necesitamos que nos confirmen si estas características de sus productos se mantendrán para el 2019.
Si no hay cambios, solo necesitamos que respondan este email indicándolo.
En caso de que alguna de las características haya cambiado, necesitamos nos lo indiquen y aporten un comprobante:
· Si es una ecoetiqueta (Nordic Swan, Blue Angel…): copia del certificado oficial de la ecoetiqueta.
· Si es una autodeclaración (producto reciclado, recargable, etc): un justificante. P.ej, si el producto es reciclado, necesitamos una ficha técnica donde aparezca la información del % de material reciclado. O una carta redactada y firmada por Ustedes certificando que el producto tiene X% de material reciclado.
Esta documentación nos servirá de evidencia ante los auditores externos.
Necesitamos la información como máximo para el 15 de septiembre. Pueden contactar con nosotros para aclarar cualquier duda, a este email o al teléfono habitual para contactar con nuestra empresa
Un saludo, y gracias por adelantado por su respuesta.
Frases imprescindibles que debe tener una carta comercial, aunque sea muy técnica.
Como ves en la carta de arriba los pasos que seguimos para hacer una carta comercial con lenguaje técnico, son en esencia, los mismos que para hacer una carta comercial habitual.
- Saludo.
- Situación o motivo que te lleva a hacer este escrito.
- Indicar al receptor qué necesitas de él.
- Cómo debe hacer el destinatario de la carta para devolverte la información. En este modelo como hay dos opciones, te da una opción en cada caso. (si…/ si….)
- Qué haremos con la información que nos envíen.
- Para qué nos servirá la documentación que recibamos.
- Es importante indicar fecha límite en la que necesitamos respuesta con los datos.
- Y debes dejar una manera para que te puedan consultar alguna duda que les surja en relación al tema.
- Por último, despídete.
- Y agradece por adelantado, la molestia que se están tomando para facilitarte lo solicitado.
Escribir una carta comercial ya no es una agonía.
Ya ves que las cartas comerciales. no tienen porqué ser un dolor en la nuca cada vez que tenemos que ponernos a redactar.
Como siempre gracias por leerme, gracias por escuchar mi podcast y te espero en el siguiente artículo.
No dudes en comentar cualquier duda relacionada o escribirme directamente, me puedes encontrar en contactar.
Te invito a que visites estas otras entradas con más ejemplos de cartas para que no te aburras hasta el próximo capítulo:
Cómo escribir una carta para cancelar una póliza de un seguro
¡Hasta la próxima!